In un’epoca in cui le informazioni personali costituiscono uno degli asset più sensibili, qualsiasi attività che coinvolga la gestione di dati richiede un approccio strutturato, responsabile e trasparente. È in questo contesto che si inserisce il principio della Privacy by Design, una metodologia diventata vincolante con l’introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), che impone a imprese e professionisti di incorporare la tutela della privacy fin dalle prime fasi di qualsiasi processo che implichi il trattamento di dati personali.
Nel dettaglio, quando parliamo di mandato professionale facciamo riferimento a un rapporto fiduciario tra un cliente e un professionista (avvocato, commercialista, consulente del lavoro, architetto, ingegnere, o altri soggetti abilitati) per l’esecuzione di un incarico. Durante il mandato il professionista entra in possesso di dati sensibili, spesso legati alla situazione economica, giuridica, sanitaria o patrimoniale del cliente. Da qui proviene l’assoluta necessità di adottare misure concrete e documentabili per tutelare queste informazioni in modo conforme alla legge.
Cosa significa Privacy by Design nel concreto?
Il concetto di Privacy by Design non è nuovo, ma è diventato vincolante solo con il GDPR (Regolamento UE 2016/679), in quanto all’articolo 25 richiede che la protezione dei dati sia integrata fin dalla progettazione di ogni processo aziendale o professionale.
Questo approccio impone che, già nella fase iniziale dell’ideazione di un servizio o di una procedura (ad esempio la gestione di un fascicolo legale o l’elaborazione di una dichiarazione fiscale) vengano previste misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati.
Applicare la Privacy by Design al mandato significa quindi progettare l’intero ciclo di vita del dato, dalla raccolta alla conservazione, fino alla cancellazione, seguendo principi di minimizzazione, limitazione delle finalità e proporzionalità. In sostanza, non devono mai essere raccolte più informazioni di quelle strettamente necessarie, inoltre ogni trattamento deve essere giustificato da uno scopo chiaro, legittimo e specifico.
Mandato professionale e responsabilità nella gestione dei dati
Il professionista che accetta un mandato assume automaticamente la qualifica di titolare del trattamento, o in certi casi di responsabile se agisce per conto di un altro soggetto. Il mandato professionale comporta una serie di responsabilità precise, tra cui la necessità di garantire che i dati raccolti siano protetti da accessi non autorizzati, perdite accidentali o alterazioni.
Nel concreto, un avvocato che riceve la documentazione di un cliente per una causa dovrà archiviare i file in ambienti sicuri, adottare sistemi di protezione delle cartelle elettroniche, scegliere fornitori (come cloud o software di gestione) che siano conformi al GDPR e regolamentare con contratti adeguati il trattamento dei dati affidati a terzi. Allo stesso modo, un commercialista che gestisce bilanci e fatture dovrà assicurarsi che il personale interno sia adeguatamente formato e che esistano procedure documentate in caso di violazione dei dati.
La Privacy by Design non è solo un concetto teorico, ma una metodologia operativa che implica una pianificazione consapevole, misurabile e verificabile del trattamento dei dati, integrata in ogni passaggio del lavoro quotidiano.
La valutazione del rischio e l’approccio proattivo
Uno degli aspetti fondamentali della Privacy by Design è l’obbligo di valutare il rischio associato a ciascun trattamento. Questo significa che, prima ancora di avviare l’incarico, il professionista deve chiedersi quali sono i possibili pericoli legati al trattamento delle informazioni del cliente, quali sono le conseguenze in caso di violazione e quali misure può adottare per prevenire o limitare quei rischi.
Nel caso di trattamenti che possono presentare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone, il GDPR impone l’obbligo di effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Si pensi, ad esempio, a uno studio legale che gestisce dati di natura giudiziaria o a un consulente che tratta grandi volumi di dati sensibili per conto di aziende sanitarie. In questi casi, è necessario documentare in modo sistematico le misure di sicurezza adottate e le scelte effettuate.
L’approccio proattivo richiesto dal GDPR si traduce in una serie di attività concrete: l’adozione di policy interne, la scelta di software conformi, la predisposizione di informative trasparenti per il cliente, e soprattutto l’adozione di una cultura della privacy che coinvolga tutto il team professionale.
L’importanza dei software per la gestione del mandato professionale
Un modo efficace per garantire un approccio Privacy by Design nel mandato professionale è l’utilizzo di tecnologie specifiche per la gestione di questa attività. In particolare, un software per la gestione del mandato professionale aiuta a rimanere sempre in regola con la normativa, gestire digitalmente il mandato e agevolare l’attività professionale.
Oggi, inoltre, è possibile scegliere un software cloud per la gestione del mandato professionale, una tecnologia più moderna, flessibile e personalizzabile per gestire in modo sicuro e conforme il mandato, in grado di semplificare il lavoro quotidiano e agevolare l’attività di studi, liberi professionisti e commercialisti.
Come rafforzare la tutela: esempi e buone pratiche
Integrare la privacy fin dalla fase di progettazione richiede un cambiamento culturale che va oltre il mero adempimento burocratico. Per garantire una protezione solida e credibile, infatti, ogni studio professionale dovrebbe dotarsi di strumenti chiari e coerenti con le proprie attività.
La redazione di un’informativa privacy trasparente è il primo passo per instaurare un rapporto di fiducia con il cliente. In essa devono essere spiegati in modo semplice e comprensibile quali dati vengono raccolti, per quali finalità, con quali strumenti e per quanto tempo verranno conservati. È utile anche indicare i diritti del cliente in merito ai propri dati personali e i recapiti del responsabile della protezione dei dati, se nominato.
Allo stesso tempo, è importante formalizzare procedure interne per la conservazione dei dati, per la gestione degli accessi (limitandoli solo al personale autorizzato) e per la cancellazione dei dati al termine dell’incarico. Ogni decisione dovrebbe essere tracciabile, coerente con il principio di responsabilizzazione introdotto dal GDPR e facilmente dimostrabile in caso di controlli da parte del Garante.
Infine, nell’approccio Privacy by Design un ruolo cruciale è rappresentato dalla formazione del personale. Chiunque abbia accesso ai dati del cliente, anche se solo in modo occasionale, deve essere istruito su come trattarli correttamente, su come riconoscere eventuali anomalie o rischi e su come comportarsi in caso di sospetta violazione.
La Privacy by Design applicata al mandato professionale non è un onere accessorio, ma un dovere sostanziale che ogni professionista è tenuto a rispettare. Incorporare la protezione dei dati fin dalle prime fasi del rapporto non solo consente di rispettare il GDPR e di evitare pesanti sanzioni, ma rafforza la relazione fiduciaria con il cliente, che si sentirà tutelato e rispettato anche nel trattamento delle sue informazioni più delicate.
Domande Frequenti
Cosa prevede il principio di privacy by design?
Il principio di privacy by design prevede l’integrazione della privacy all’interno dei prodotti e servizi di un’azienda, affinché la corretta gestione delle informazioni sensibili dei clienti rappresenti un’impostazione predefinita di ogni processo aziendale.
Chi deve adottare soluzioni di privacy by design?
Al giorno d’oggi tutti i responsabili dei trattamenti dei dati sensibili devono adottare misure adeguate per la protezione delle informazioni, come previsto dal GDPR, ricorrendo se necessario a un approccio privacy by design.
Quali sono i pilastri della nuova privacy?
Il moderno concetto di privacy si basa su alcuni pilastri, tra cui la protezione dei dati fin dalla progettazione di sistemi, servizi e prodotti (privacy by design) e la protezione dei dati come impostazione predefinita (privacy by default).
Che cosa è data breach?
Con data breach ci si riferisce a una violazione della sicurezza che causa, anche in modo accidentale e involontario, la perdita, la manomissione o la divulgazione senza autorizzazione dei dati personali trattati da un’azienda.
