Capita, purtroppo, di vendere prodotti o servizi ad un’azienda e di ritrovarsi, alla fine della data di scadenza del pagamento, una fattura non pagata. In queste situazioni è giusto inviare una sollecitazione di pagamento della fattura, tramite posta o tramite e-mail.
Scopriamo insieme come inviare una lettera di sollecito di pagamento della fattura tramite posta o tramite PEC e alcuni consigli su cosa fare se il cliente continua a non pagare.
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Quando scade il termine di pagamento di una fattura
È importante considerare, innanzitutto, le modalità di pagamento di una fattura in base alla normativa italiana. In genere, quando c’è un contratto in atto tra due parti, il cliente deve saldare la fattura entro i termini stabiliti dal contratto stesso. Ciò vale, ad esempio, per i contratti di collaborazione tra un’azienda e un libero professionista con partita IVA, ma anche per gli accordi tra aziende e fornitori o per altri casi specifici. Il mancato pagamento entro i termini previsti può comportare conseguenze diverse, soprattutto perché, in questo caso, c’è un contratto tra le parti che definisce esattamente i termini e le modalità di pagamento.
Tuttavia, cosa succede se non è previsto alcun contratto? In generale, sia con che senza contratto, dopo l’invio della fattura, i termini previsti per il pagamento della stessa si aggirano intorno ai 30 giorni, ma in alcuni casi possono anche essere di 60 giorni. Inoltre, in alcuni casi, il cliente o l’acquirente deve pagare immediatamente ciò che ha acquistato, che si tratti di beni o servizi. Secondo la normativa italiana, queste scadenze devono essere rispettate anche se l’accordo è solo verbale e non esiste un contratto scritto. Tuttavia, al momento dell’emissione della fattura, è possibile specificare il termine di pagamento.
Sollecito di pagamento: quando inviarlo e come scriverlo
Solitamente si attende circa una settimana dopo la scadenza per inviare la richiesta del pagamento di una fattura. La prima comunicazione di sollecito deve essere informativa e presentare un tono amichevole nei confronti del debitore. Pur contenendo un invito a pagare entro una scadenza prefissata, l’obiettivo è evitare conflitti e di richiamare il cliente alla necessità di saldare il debito quanto prima.
Si può iniziare con una comunicazione verbale, utilizzando canali di comunicazione tradizionali. Tuttavia, per dare maggior ufficialità al messaggio, è possibile redigere una lettera di sollecito di pagamento. In genere, essendo una comunicazione “informale”, non è necessario specificare una data di scadenza per il pagamento del debito, ma all’interno della lettera ci devono essere delle informazioni necessarie, che sono:
- L’importo da pagare;
- Il riferimento preciso alla fattura non saldata;
- I soggetti coinvolti;
- Eventuale contratto in essere tra le parti;
- La data della fattura e dell’invio della lettera;
- La firma del creditore;
- Le modalità di pagamento (ad esempio, l’IBAN).
Dal punto di vista giuridico, il sollecito di pagamento ha gli stessi effetti di una diffida se viene inviata con una raccomandata con ricevuta di ritorno (A.R.) o con posta elettronica certificata (PEC), specificando l’importo da pagare e la specifica fonte dell’obbligo. È importante ricordare che questa comunicazione ha un valore legale; quindi, se si intende avviare una causa giudiziaria o richiedere un decreto ingiuntivo, possono essere calcolati gli interessi di mora nel momento in cui è stata inviata la lettera di sollecito.
Inoltre, inviando questo tipo di comunicazione, i termini per una possibile prescrizione si interrompono e il calcolo del periodo riprende dal momento dell’invio della lettera. Per un soggetto che non ha ricevuto il pagamento di una fattura, procedere in questo modo garantisce quindi una certa quantità di tutele nel caso in cui il soggetto in debito non saldi la fattura. È importante, inoltre, conservare questa documentazione, che attesta l’invio di una comunicazione di sollecito.
Nel caso in cui la prima lettera di sollecito non abbia l’effetto sperato, è possibile inviare un secondo sollecito e, nel caso di mancato pagamento, procedere con l’invio di una lettera di messa in mora. Quest’ultima comunicazione deve contenere l’avviso al cliente che, in caso di mancato pagamento, verranno intraprese le vie legali per recuperare il credito.
Sollecito di pagamento: tramite e-mail o tramite posta tradizionale?
Puoi inviare il sollecito di pagamento tramite raccomandata, ma anche via e-mail, soprattutto per quanto riguarda i primi due solleciti. Tuttavia, se il debitore continua a non pagare, l’ultimo sollecito va sempre inviato tramite posta raccomandata. In alternativa, puoi utilizzare una PEC che ha lo stesso valore legale di una raccomandata.
La messa in mora
Una volta superata la data di scadenza della fattura o, se la fattura non ne prevede una, entro 30 giorni dalla sua emissione, vengono applicati automaticamente gli interessi di mora. Il tasso di interesse da applicare è stabilito dalla BCE e si aggira intorno all’8% previsto dal Decreto Legislativo 231/2002.
Cosa fare se la fattura non viene pagata?
Se nonostante i solleciti il pagamento non viene effettuato, se il cliente non risponde o continua a procrastinare senza fornire indicazioni precise, non resta che rivolgersi a un avvocato. È importante tenere a mente che l’azione legale comporta delle spese; quindi, è necessario fare alcuni calcoli sulla convenienza di questa scelta. Nel caso di fatture di importo contenuto, potrebbe essere conveniente chiudere i rapporti con il cliente e dimenticare le fatture insolute. Nel caso di somme importanti, invece, è opportuno valutare la possibilità di procedere per vie legali.
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