Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, conosciuto anche come SdI, è un elemento cruciale per la fatturazione elettronica. Si tratta nel dettaglio di un sistema informatico di proprietà dell’Agenzia delle Entrate che ha il compito primario di controllare e verificare la correttezza, l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche che riceve in formato XML. Ecco un articolo esaustivo di Alias Digital relativamente alla sua importanza e alle sue funzioni.

Sistema di Interscambio: cos’è

Come specificato dal sito dell’AgE il Sistema di Interscambio è una sistema di natura informatica che assolve a un triplice compito: riceve le fatture elettroniche in formato XML, effettua una serie di controlli su tutti i file ricevuti e inoltra le stesse fatture verso i destinatari, che possono essere pubbliche amministrazioni così come cessionari e/o committenti privati.

Il Sistema di Interscambio rappresenta anche la garanzia assoluta dell’emissione di una fattura, in quanto tutte le fatture che vengono elaborate dai software aziendali ma che poi non sono inviate al Sistema di Interscambio sono da ritenersi come “non emesse”.

I controlli effettuati dal Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file XML della fattura, provvede a una serie di importanti controlli, di diversa natura. Il più importante è senz’altro quello relativo alla verifica dell’esistenza delle informazioni minime obbligatorie previste per legge, nel dettaglio:

• Estremi del fornitore;
• Estremi del cliente;
• Numero e data della fattura;
• Descrizione di natura, quantità e qualità del servizio prestato oppure del bene ceduto;
• Imponibile;
• Aliquota;

In seconda battuta il SdI provvede a effettuare controlli più mirati per garantire la veridicità della fattura elettronica. In questo contesto viene prima valutata l’esistenza della P.Iva (o del Codice Fiscale), sia del cedente che del cessionario, all’interno dell’Anagrafe Tributaria. Successivamente il Sistema di Interscambio controlla la compilazione del campo “Codice Destinatario”, dove deve trovarsi l’indirizzo telematico a cui recapitare il file, e la coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva.

Ricevuta di scarto: cosa significa?

Quando i controlli del Sistema di Interscambio non vanno a buon fine la procedura “scarta” la fattura elettronica inviata dal cedente, al quale viene recapitata una “ricevuta di scarto” attraverso la PEC o il Web Service da cui è stata inviata la fattura. All’interno della comunicazione relativa allo scarto l’SdI inserisce il codice e una descrizione sintetica che spiega il motivo del rifiuto.

Fattura elettronica corretta: cosa succede?

Quando la fattura elettronica passa tutti i controlli il Sistema di Interscambio provvede ad inviare la stessa all’indirizzo telematico inserito nel campo “Codice Destinatario”. L’emittente riceverà dall’SdI un file di ricevuta di consegna, al cui interno sono segnalate la data e l’ora dell’avvenuta consegna.

Può succedere però che l’invio della fattura non vada a buon fine. Una delle motivazioni più ricorrenti, ad esempio, è la casella PEC del destinatario piena, che non consente il recapito della fattura elettronica. In questa situazione il Sistema di Interscambio invia un’immediata comunicazione al cedente, chiamata “Ricevuta di impossibilità di consegna”. In ogni caso la fattura si ritiene comunque emessa, anche se ai fini fiscali non risulta ancora ricevuta dal cliente.

Il consiglio per chi emette una fattura che non viene recapitata è quello di contattare il cliente e avvisarlo dell’emissione della fattura e della presenza della stessa nella propria area riservata “Fatture e Corrispettivi”. Questo processo è molto importante perché solo quando ci sarà la visualizzazione o scarico della stessa da parte del cliente scatterà la data di decorrenza della detraibilità dell’IVA.

Il software in Cloud per la fatturazione elettronica

Kubik è il software in Cloud per la fatturazione elettronica pensato per supportare le microimprese, gli studi professionali e le PMI. Attraverso questo software molto semplice e intuitivo è possibile gestire al meglio la creazione e l’invio delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, riducendo al minimo la possibilità di errore.

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