Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: cos’è, come funziona e quale software scegliere per una gestione perfetta delle e-fatture.

La fatturazione elettronica è un passo deciso che il sistema fiscale e imprenditoriale italiano sta facendo verso la digitalizzazione di tutti i processi amministrativi. La prima svolta si è avuta nel 2014, con l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, fino all’obbligo di fattura elettronica imposto dal 2019, per la cessione di beni e prestazioni di servizi effettuati tra soggetti residenti nello Stato italiano.

Cos’è la fatturazione elettronica

Per fatturazione elettronica si intende un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in modalità completamente digitale. La fattura elettronica sostituisce in toto le classiche fatture cartacee prodotte a mano o attraverso specifici software, come per esempio Excel. Al suo interno, quindi, devono essere inserite le stesse informazioni che prima venivano elencate in una fattura cartacea, vale a dire importo, dati del mittente, dati del destinatario, prestazione effettuata, etc.

La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia nel 2014, con l’obbligo di sua emissione per fatture verso la Pubblica Amministrazione. Nel 2017 lo scambio di fatture elettroniche (che avviene attraverso l’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati, ma in forma facoltativa.

Un ulteriore passo avanti si è avuto dal 1° gennaio 2019, in seguito all’introduzione dell’obbligo diffuso di fatturazione elettronica inserito all’interno della Legge di Bilancio 2018.

Come creare una fattura elettronica?

La legge prevede che la fatturazione elettronica debba essere prodotta attraverso il tracciato chiamato FatturaPA, nientemeno che un file scritto in linguaggio XML contenente i dati della fattura in formato digitale. Questo significa che il termine “digitale” non comprende la trasposizione informatica di un documento cartaceo, come la scannerizzazione o la creazione PDF di una fattura cartacea. Il documento elettronico deve essere creato da zero in formato digitale. Per ottemperare a questo obbligo ci sono specifici software, come Kubik di Alias Digital, strutturati appositamente per agevolare e semplificare la creazione di fatture elettroniche.

Come funziona la fatturazione elettronica

Tutte le fatture elettroniche seguono un percorso standardizzato, supportato dal Sistema di Interscambio (SdI), il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate e strutturato in modo tale da poter ricevere le fatture in formato XML, provvedere al loro controllo e inoltrarle al destinatario finale della fattura.

Nello specifico il percorso è il seguente:

• 1° step: compilazione della fattura elettronica attraverso uno specifico software di fatturazione elettronica, come Kubik;
• 2° step: dopo l’emissione della fattura, la stessa viene firmata con il certificato del soggetto trasmittente (nel nostro esempio: Kubik); 
• 3° step: il soggetto che emette la fattura invia il documento XML al destinatario, attraverso il Sistema di Interscambio;
• 4° step: il Sistema di Interscambio controlla la fattura e valuta la correttezza dei dati inseriti, dopodiché provvede a recapitare il documento al destinatario.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Benché molti imprenditori si siano inizialmente fatti spaventare dalla fattura elettronica nella realtà sono diversi i vantaggi che questo sistema consente di ottenere:

• dematerializzazione delle fatture, che determina a catena un evidente risparmio sui costi della carta, una maggior organizzazione nell’archiviazione e anche una spinta green da non sottovalutare;
• automatizzazione dei processi, soprattutto nelle procedure di ricevimento che garantiscono l’integrazione e la contabilizzazione automatica dei documenti nei propri gestionali;

produttività dei dipendenti. La fatturazione elettronica, infatti, aumenta sensibilmente l’efficienza degli operatori, riducendo all’osso gli errori umani, fattore, quest’ultimo, che spesso determina ritardi e perdite di tempo improduttive.

Kubik: il software in Cloud per la fatturazione elettronica

Kubik è il software in Cloud di Alias Digital pensato per supportare le microimprese, gli studi professionali e le PMI nella fatturazione elettronica. Grazie a questa piattaforma è possibile gestire l’intero flusso operativo dell’azienda: dalla formulazione del preventivo fino all’emissione delle fatture.

La natura “in Cloud” di Kubik consente all’imprenditore di poterlo utilizzare da qualsiasi dispositivo e anche in mobilità. I punti di forza del software sono i seguenti:

• Semplicità di utilizzo
• Elevato livello di integrazione
• Ottimale per migliorare la collaboration tra dipendenti
• Personalizzabile sulle proprie esigenze

Kubik è la soluzione ideale per chi cerca un software per la fatturazione elettronica semplice da utilizzare, completo nelle funzionalità e modulabile a seconda dei propri obiettivi.