Cos’è e come si compone la scheda anagrafica del cliente

Una scheda anagrafica cliente è un documento che contiene le informazioni di base su un cliente, come il nome, l’indirizzo e altri dati di contatto. Queste schede sono utilizzate per organizzare i dati dei clienti in modo che siano facili da trovare e gestire. Organizzare al meglio le anagrafiche dei clienti permette alle imprese di migliorare numerosi processi interni, partendo dalla fatturazione. Ecco cosa sapere in questo articolo di Alias Digital.

Scheda anagrafica cliente: cos’è

Una scheda anagrafica è un documento cartaceo o elettronico che contiene informazioni su una persona o su un’azienda. In genere, la scheda anagrafica include il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e altre informazioni di contatto come, nel caso delle aziende, partita IVA, codice per la fatturazione elettronica e codice fiscale. A volte la scheda anagrafica può anche includere informazioni dirette sulle attività svolte dalla persona o dall’azienda. Lo scopo principale della scheda anagrafica è quello di fornire informazioni che possono essere agevolmente utilizzate per la fatturazione.

Cosa dice la normativa

In Italia, la gestione delle anagrafiche delle aziende è regolata dalla Legge 4/2013. La legge stabilisce che le aziende devono conservare una scheda anagrafica per ogni cliente e fornitore. Le schede anagrafiche devono contenere informazioni come il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’e-mail del cliente o fornitore. La legge stabilisce inoltre che le aziende devono conservare queste schede anagrafiche per almeno dieci anni.

Come gestire al meglio le schede anagrafiche? 

Le schede anagrafiche sono un elemento essenziale di qualsiasi sistema di gestione dei dati. Permettono di conservare le informazioni sugli utenti e sugli altri elementi del sistema in modo ordinato e facilmente accessibile. La gestione delle schede anagrafiche è fondamentale per assicurare che i dati siano sempre accurate e aggiornate. Per gestire al meglio le schede anagrafiche, è importante seguire queste semplici linee guida:

• Le schede devono essere sempre aggiornate: qualsiasi variazione nella situazione personale o professionale degli utenti deve essere immediatamente inserita nelle schede;
• Le schede devono essere mantenute pulite ed ordinate: tutti i dati inessenziali devono essere eliminati per evitare confusione;
• Le informazioni contenute nelle schede devono essere facilmente accessibili a tutti coloro che hanno bisogno di consultarle.

Come gestire le schede anagrafiche digitalmente

Le schede anagrafiche possono essere create manualmente o generare automaticamente da un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). In alcuni casi, le schede anagrafiche vengono memorizzate in un database centralizzato e possono essere consultate da diverse persone all’interno di un’organizzazione.

Per organizzare le schede anagrafiche digitalmente, è possibile usare un software di gestione delle informazioni, come Kubik. Questi programmi consentono di creare database in cui è possibile immagazzinare e ordinare i dati relativi alle schede anagrafiche. Inoltre, consentono di eseguire query sulle informazioni memorizzate nel database per generare report e statistiche che saranno utili nella gestione del personale.

Quali sono i dati essenziali di una scheda anagrafica

I dati essenziali da inserire all’interno di una scheda anagrafica ai fini di una corretta fatturazione e gestione del cliente possono essere i seguenti:

• il nome
• l’indirizzo
• il numero di telefono
• la data di nascita (nel caso di un privato)
• la P.IVA
• il codice Ateco
• il codice di fatturazione

Kubik: il software gestionale per PMI e studi professionali

Kubik di Alias Digital è il software gestionale in cloud pensato per garantire a PMI e studi professionali una gestione documentale impeccabile e fluida. Grazie a questa piattaforma è possibile gestire l’intero flusso documentale, dal preventivo alla fattura, passando per gli ordini, i documenti di trasporto e l’anagrafica.

La natura in cloud di Kubik consente un utilizzo semplice anche da remoto, attraverso il proprio PC o il proprio tablet. Il software è facile da utilizzare, altamente personalizzabile e dotato di un’interfaccia intuitiva. Kubik prevede anche l’integrazione con il commercialista, per le microimprese e le PMI che vogliono ottimizzare l’intera gestione documentale e eliminare ogni margine di errore.