Capita, purtroppo, di vendere prodotti o servizi ad un’azienda e di ritrovarsi, alla fine della data di scadenza del pagamento, una fattura non pagata. In queste situazioni è giusto inviare una sollecitazione di pagamento della fattura, tramite posta o tramite e-mail.
Cos’è il sollecito di pagamento in breve? Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale inviata da un creditore per richiedere il saldo di una fattura scaduta. Serve a ricordare al debitore l’adempimento e, se inviato tramite PEC o raccomandata A/R, interrompe i termini di prescrizione e avvia la maturazione degli interessi di mora.
Scopriamo insieme come inviare una lettera di sollecito di pagamento della fattura tramite posta o tramite PEC e alcuni consigli su cosa fare se il cliente continua a non pagare.
Quando scade il termine di pagamento di una fattura
Determinare con precisione la data di scadenza è il primo passo per una gestione corretta del ciclo attivo. In Italia, la normativa stabilisce che i termini di pagamento dipendano principalmente dagli accordi contrattuali tra le parti, siano essi scritti o verbali.
Tuttavia, in assenza di accordi specifici, il D.Lgs. 231/2002 interviene con scadenze predefinite:
- Termine standard: il pagamento deve avvenire entro 30 giorni dal ricevimento della fattura o della merce. Con la fatturazione elettronica, la data di ricezione è quella certificata dal Sistema di Interscambio (SdI), che costituisce il parametro legale certo per il calcolo.
- Termine esteso: in casi particolari o per determinati settori, la scadenza può arrivare a 60 giorni.
- Specifiche in fattura: il creditore ha comunque la facoltà di indicare un termine preciso direttamente sul documento al momento dell’emissione.
Sollecito di pagamento: quando inviarlo e come scriverlo
La prassi commerciale suggerisce di attendere circa una settimana dalla scadenza prima di contattare il debitore. La prima comunicazione deve avere un carattere informativo e un tono amichevole: l’obiettivo è risolvere l’insoluto in modo bonario, ricordando al cliente la necessità di saldare il debito senza inasprire i toni. Sebbene si possa iniziare con un contatto verbale, redigere una comunicazione scritta conferisce maggiore autorevolezza alla richiesta.
Per essere efficace, un sollecito deve sempre contenere i seguenti elementi essenziali:
- Dati identificativi: i riferimenti chiari del creditore e del debitore.
- Dettagli dell’insoluto: numero e data della fattura non saldata e relativo importo.
- Documentazione di supporto: riferimenti a eventuali contratti o accordi in essere.
- Istruzioni operative: modalità di pagamento (es. IBAN) e firma del creditore.
Valore legale e fasi successive del sollecito
Dal punto di vista giuridico, l’invio di un sollecito tramite PEC o raccomandata A/R produce gli stessi effetti di una diffida. Questa modalità è cruciale perché permette di interrompere i termini di prescrizione del credito e di ufficializzare la decorrenza degli interessi di mora, fondamentali in caso di futura azione giudiziaria o richiesta di decreto ingiuntivo.
Se il primo sollecito non ottiene il risultato sperato, la procedura prevede un’escalation formale:
- Secondo sollecito: una comunicazione più ferma che ribadisce la richiesta di saldo.
- Lettera di messa in mora: l’ultimo avviso formale che intima il pagamento immediato.
- Azione legale: l’avvio delle procedure giudiziarie per il recupero forzoso del credito in caso di persistente inadempimento.
- Conservazione prove: l’obbligo di archiviare le ricevute di invio e ricezione come prova del tentativo di risoluzione bonaria.
Cronoprogramma dei solleciti: tempi e modalità
La distinzione tra le fasi di sollecito è fondamentale per dare ufficialità alla richiesta senza compromettere il rapporto con il cliente.
| Fase | Tempistica consigliata | Mezzo di invio | Tono e Obiettivo |
| 1° Sollecito | Dopo 7 giorni dalla scadenza | E-mail ordinaria o verbale | Amichevole: Promemoria informativo. |
| 2° Sollecito | Dopo 15-20 giorni dalla scadenza | E-mail ordinaria o PEC | Sollecito: Richiesta formale di saldo. |
| Messa in mora | Oltre i 30 giorni o dopo i primi invii | PEC o Raccomandata A/R | Legale: Avviso di azioni giudiziarie e calcolo interessi. |
Sollecito di pagamento: tramite e-mail o tramite posta tradizionale?
Puoi inviare il sollecito di pagamento tramite raccomandata, ma anche via e-mail, soprattutto per quanto riguarda i primi due solleciti. Tuttavia, se il debitore continua a non pagare, l’ultimo sollecito va sempre inviato tramite posta raccomandata. In alternativa, puoi utilizzare una PEC che ha lo stesso valore legale di una raccomandata.
Oltre alle modalità di invio tramite posta tradizionale o PEC, è sempre più comune utilizzare anche la posta elettronica ordinaria (non PEC) per i primi solleciti di pagamento. Questa opzione offre il vantaggio di essere più rapida ed economica, ma è importante assicurarsi di avere una prova dell’invio e della ricezione del sollecito, ad esempio tramite una conferma di lettura o una risposta da parte del destinatario. In ogni caso, è fondamentale conservare sempre una copia di tutti i solleciti inviati, indipendentemente dal mezzo utilizzato.
La messa in mora
Una volta superata la data di scadenza della fattura (calcolata dal momento del suo ricevimento), gli interessi di mora iniziano a maturare automaticamente. Il tasso di interesse da applicare nelle transazioni commerciali non è fisso, ma è determinato dal tasso di riferimento della BCE (Banca Centrale Europea) maggiorato di 8 punti percentuali. Poiché il tasso BCE viene aggiornato ogni sei mesi (1° gennaio e 1° luglio), è fondamentale verificare il valore vigente nel periodo di ritardo per un calcolo corretto.
Cosa fare se la fattura non viene pagata?
Se il cliente ignora la messa in mora:
- Valuta la convenienza: per importi contenuti potrebbe non valere la spesa legale.
- Azione legale: per somme importanti, rivolgiti a un avvocato per un decreto ingiuntivo.
- Fatturazione interessi: se decidi di addebitare la mora, ricorda che sono esclusi IVA ex Art. 15 DPR 633/72. In caso di emissione di fattura elettronica per soli interessi, è obbligatorio utilizzare il Codice Natura N1 nel file XML.
Tieni sotto controllo le scadenze con Kubik
Per evitare di arrivare al sollecito, è fondamentale una gestione proattiva. Grazie a Kubik visualizzi in griglia tutte le scadenze di fatture attive e passive non ancora saldate. In caso di documento passivo ricevuto senza data di scadenza, hai la possibilità di confermare o modificare questa data. Scegli Kubik per concentrarti sul tuo business, risparmiando tempo.
Domande Frequenti
Quanti solleciti è consigliabile inviare prima di procedere per vie legali?
Non esiste un limite di legge, ma la prassi prevede solitamente due solleciti (amichevole e formale) seguiti dalla lettera di messa in mora.
Come posso inviare un sollecito di pagamento con valore legale?
Per dare valore legale alla richiesta e interrompere la prescrizione, è necessario utilizzare la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno.
È possibile richiedere gli interessi di mora senza un accordo scritto?
Sì, nelle transazioni commerciali gli interessi decorrono automaticamente dalla scadenza della fattura, anche in assenza di una specifica clausola contrattuale.
Cosa fare se il cliente contesta formalmente la fattura dopo il sollecito?
In caso di contestazione, è opportuno tentare una mediazione stragiudiziale; se non si raggiunge un accordo, sarà necessario risolvere la controversia in sede legale.
Dopo quanto tempo cade in prescrizione il diritto a richiedere il pagamento?
La prescrizione è di 10 anni per le transazioni commerciali, ma si riduce a 3 anni per i compensi professionali. L'invio di un sollecito via PEC o raccomandata interrompe i termini, facendo ripartire il conteggio da zero.
