Fattura libero professionista: ecco come funziona

Quando ci si chiede come funziona la fattura per il libero professionista spesso si entra in un universo fatto di moduli, codici, termini contabili e obblighi fiscali. In realtà, pur essendo un documento tecnico, la fattura può essere compresa facilmente quando la si osserva con chiarezza.  

In questa guida analizzeremo tutti gli aspetti legati alla fattura da libero professionista, in particolare spiegando quando è obbligatoria, quali elementi deve contenere, come gestire l’IVA, la ritenuta d’acconto e la rivalsa INPS, ma anche come emettere la fattura elettronica in modo semplice e veloce e quali sono i termini da rispettare.  

Fattura libero professionista: un obbligo di legge 

Per un libero professionista dotato di partita IVA la fattura è più di un documento: è infatti il mezzo formale con cui si certifica il servizio reso e si genera il diritto al compenso. Dal 1º luglio 2022, e dal 1º gennaio 2024 per i professionisti in regime forfettario, tutti i professionisti devono emettere la fattura in formato elettronico da inviare al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate in formato XML. 

La fatturazione elettronica garantisce diversi vantaggi, tra cui la piena tracciabilità delle operazioni e la completa dematerializzazione delle fatture. Inoltre, le fatture elettroniche riducono il rischio di errori che potrebbero comportare sanzioni per i professionisti, offrendo anche una modalità più semplice e veloce per l’emissione e la conservazione delle fatture.  

Non tutti i liberi professionisti però devono emettere la fattura, ma solo quelli non iscritti a un ordine professionale. Chi invece è iscritto all’Albo di categoria, come avvocati e architetti, deve emettere la parcella, un documento fiscale simile alla fattura che si compila in modo analogo in formato elettronico.  

Elementi principali della fattura da liberi professionisti 

Una fattura da libero professionista correttamente compilata deve contenere alcuni elementi essenziali che non possono mai mancare. Vanno sempre indicati infatti: 

• i dati identificativi del professionista (nome, indirizzo, partita IVA); 

• i dati identificativi del cliente; 

• la data;  

• il numero progressivo della fattura;  

• l’oggetto della prestazione erogata dal libero professionista;  

• l’imponibile; 

• l’IVA applicabile.  

Non possono mancare anche il totale da riscuotere dal cliente, le eventuali condizioni di pagamento e un’adeguata descrizione della prestazione per evitare contestazioni in sede di controllo o in caso di contenziosi tributari. 

IVA, ritenuta d’acconto e rivalsa INPS nelle fatture da libero professionista 

Nella fattura di un libero professionista spesso compaiono tre voci che suscitano alcuni dubbi:  

• IVA; 

• ritenuta d’acconto; 

• rivalsa INPS. 

L’IVA va calcolata sull’imponibile, e in regime ordinario si applica l’aliquota prevista (di solito il 22%). Viene quindi sommata all’imponibile per determinare il totale. 

La ritenuta d’acconto è una trattenuta fiscale operata dal committente in qualità di sostituto d’imposta. L’aliquota è generalmente del 20 % sulla base imponibile ed è versata all’Agenzia delle Entrate. La ritenuta anticipa l’imposta dovuta dal professionista, che la detrae in dichiarazione dei redditi. 

La rivalsa INPS, pari solitamente al 4% ma varia in base alla cassa di appartenenza, è una maggiorazione che il professionista può addebitare al cliente per coprire la contribuzione alla Gestione Separata dell’INPS. Se presente, viene aggiunta all’imponibile e contribuisce al calcolo dell’IVA e, in alcuni casi, anche della ritenuta. 

Fattura libero professionista: un esempio pratico 

A questo punto vediamo un esempio pratico per comprendere meglio come funziona la fattura da libero professionista.  

Ipotizziamo il caso di un professionista che ha svolto una consulenza per un valore complessivo di 1.000 euro. Il professionista si trova nella gestione separata INPS e si applica quindi la rivalsa del 4% (40 euro). L’imponibile diventa dunque 1.040 euro, su cui bisogna applicare il 22 % di IVA, ottenendo un valore di 228,80 euro.  

Il totale della fattura è di 1.268,80 euro. La ritenuta del 20% si calcola sull’imponibile o sull’imponibile più rivalsa (a seconda del tipo di cassa). Se inclusiva di rivalsa, la ritenuta è 208 euro, portando il netto a 1.060,80 euro. Questo è quanto il cliente paga al professionista. 

I software di fatturazione elettronica per i liberi professionisti 

Il processo di fatturazione elettronica inizia con la creazione del documento in formato XML mediante software abilitati. Una volta generata, la fattura viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che la smista al destinatario. Questo sistema garantisce l’applicazione delle regole formali e la consegna al cliente. 

Per essere valida, la fattura deve essere emessa entro i termini previsti dalla normativa. In genere la fattura per prestazioni professionali va emessa entro il giorno 15 del mese successivo alla prestazione, anche se è possibile emettere fatture differite se supportate da documentazione adeguata (come una parcella pro forma). 

Per semplificare e ottimizzare la gestione delle fatture i liberi professionisti possono dotarsi di un software in cloud per la fatturazione elettronica. Per emettere una fattura elettronica, infatti, è possibile usare l’apposito portale dell’Agenzia delle Entrate, gratuito ma con poche funzionalità e non molto intuitivo, oppure un software di terze parti. 

Un software in cloud per la fatturazione elettronica rappresenta senz’altro l’opzione più efficiente, poiché non richiede nessuna installazione e garantisce elevati standard di sicurezza e la piena conformità normativa. Inoltre, è possibile accedere in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo, usufruendo di tante funzionalità utili come la conservazione a norma delle fatture e la gestione anche di ordini e preventivi.  

Domande Frequenti