Una delle attività che uno studio commercialista deve gestire quotidianamente è la fatturazione elettronica, utilizzando un apposito programma per emettere e ricevere fatture in formato elettronico. Tuttavia, per lavorare in modo efficiente ed evitare imprevisti, è importante sapere come scegliere il software di fatturazione per studi commercialisti più adatto alle proprie esigenze.
Sul mercato infatti esistono diverse soluzioni da valutare e non sempre è facile individuare quella giusta. Ecco cosa bisogna controllare nella scelta del software migliore per gestire la fatturazione elettronica all’interno di uno studio commercialista, con tutti i fattori da tenere in considerazione per essere sicuri di utilizzare la tecnologia migliore per semplificare questa attività e garantire piena la conformità normativa.
Accessibilità in ufficio e fuori
Alcuni programmi per la fatturazione elettronica devono essere installati nel computer dell’ufficio, una caratteristica che può rappresentare un limite per un moderno studio commercialista. Oggi, infatti, è fondamentale poter lavorare in modo flessibile, per gestire le fatture sia dall’ufficio che da casa o in qualsiasi altro luogo in maniera rapida e sicura.
La soluzione ideale è un software per la fatturazione elettronica in cloud, una tecnologia che garantisce la massima accessibilità sia nello studio che fuori, da qualsiasi dispositivo. Basta accedere al programma con le proprie credenziali per creare, inviare e registrare le fatture in pochi semplici passaggi, gestendo qualunque esigenza lavorativa senza stress grazie al cloud, anche in smart working.
Semplicità di utilizzo
Un altro aspetto da non sottovalutare nella scelta del software di fatturazione per studi commercialisti è la facilità di utilizzo, una caratteristica imprescindibile al giorno d’oggi per qualsiasi tecnologia da implementare all’interno di un’attività. Il programma deve essere semplice da configurare e da usare grazie a un’interfaccia intuitiva, in modo tale da gestire ogni operazione velocemente senza perdere tempo.
La semplicità di utilizzo permette di agevolare il lavoro dello studio commercialista, aumentando l’efficienza e la produttività. Inoltre, risolvendo rapidamente le incombenze legate alle fatture è possibile dedicare più tempo ad altre attività a maggior valore aggiunto, come la gestione dei clienti, la formazione e la contabilità, concentrandosi sulla crescita dell’attività.
Costi certi e competitivi
Quando si valutano dei software per la fatturazione elettronica per uno studio commercialista è opportuno analizzare con attenzione anche i costi, assicurandosi di scegliere la tecnologia migliore al prezzo più conveniente. Ovviamente è importante preferire i software che hanno un costo competitivo, affinché la spesa sia sostenibile per lo studio e non pesi troppo sul budget.
Allo stesso tempo è consigliabile orientarsi verso i software di fatturazione che offrono prezzi certi e trasparenti, senza aumenti improvvisi o rinnovi automatici. Bisogna anche scegliere la versione più adatta alle proprie esigenze, infatti spesso questi programmi sono disponibili in diverse varianti (per forfettari, con modulo Tessera Sanitaria, versione completa). Prima di acquistare la licenza è necessario informarsi bene, se possibile testando il software attivando la demo gratuita.
Funzionalità e moduli
Ogni software per la fatturazione elettronica mette a disposizione una serie di funzionalità che aiutano a risparmiare tempo e concentrarsi sulla propria attività. Tra quelle più utili per uno studio commercialista ci sono la conservazione a norma per 10 anni delle fatture, sia attive che passive, l’invio al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e la firma digitale per conferire pieno valore legale ai documenti che vengono gestiti.
È utile avere anche una funzionalità di creazione automatica della prima nota cassa per monitorare i movimenti economici legati all’attività dello studio, oltre a poter caricare manualmente quelli non registrati dalle fatture e generare report dettagliati con il saldo di entrate e uscite. Il software di fatturazione di uno studio commercialista dovrebbe avere anche funzionalità di scadenzario, per annotare automaticamente le scadenze dalle fatture e tenerle sotto controllo, ma anche la possibilità di creare preventivi e parcelle in pochi click.
Tra le funzionalità che non dovrebbero mancare c’è la fatturazione delle spese sanitarie, meglio se attraverso un modulo dedicato per l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria se tra i clienti dello studio ci sono anche medici e operatori sanitari. Non bisogna trascurare anche la presenza nel software di fatturazione di funzionalità per agevolare la gestione delle anagrafiche dei clienti, la possibilità di creare utenze illimitate e usufruire di un accesso multiutente per rendere più efficiente il flusso di lavoro.
Infine, è importante tenere in considerazione quelle funzionalità aggiuntive che consentono di monitorare l’attività. Ad esempio, alcuni software per la fatturazione elettronica permettono di personalizzare la scelta dei dati e dei report da visualizzare per decidere quali vedere in base alle proprie necessità, oppure di ottenere analisi con report e grafici che consentono di controllare il fatturato dello studio, le entrate e le uscite o la previsione dell’IVA. In particolare, è utile che i dati si aggiornino in modo automatico in base ai propri movimenti, senza interventi manuali.
Perché non conviene un software gratuito per la fatturazione dello studio commercialista?
Ovviamente sul mercato esistono anche dei software di fatturazione gratuiti, ma non rappresentano una buona scelta per uno studio commercialista. Questi programmi sono adatti a gestire appena le attività di base e piccole esigenze, ad esempio per un professionista che ha appena iniziato e deve emettere poche fatture all’anno perché non ha ancora un portfolio di clienti molto ampio. Si tratta di programmi che spesso non garantiscono una sicurezza elevata e non sempre forniscono un’adeguata conformità normativa, inoltre in molti casi sono anche privi di funzionalità aggiuntive utili.
La soluzione migliore per uno studio professionale di commercialisti sono dunque i software a pagamento, in quanto a fronte di un costo competitivo assicurano un buon livello di personalizzazione, un’ampia gamma di funzionalità complementari alla fatturazione elettronica e un aggiornamento costante per la sicurezza dei dati e la compliance normativa. D’altronde, si tratta di un investimento contenuto che può offrire numerosi benefici sulla professionalità e l’efficienza di uno studio commercialista.
Domande Frequenti
Qual è il miglior software per la contabilità dei commercialisti?
Il miglior software per la contabilità dei commercialisti è un programma con un sistema semplice ed efficiente delle fatture, la possibilità di archiviare su cloud i documenti e funzionalità specifiche per l’analisi finanziaria e la rendicontazione dell’attività.
Quanto costa un software per commercialisti?
Il costo di un software per commercialisti prevede in genere un canone mensile o annuale per l’acquisto della licenza, con un prezzo molto variabile in base al tipo di gestionale, alla versione scelta e alle funzionalità incluse nel programma.
Quanto costa un programma di fatturazione?
Il costo di un programma di fatturazione è piuttosto vario, tuttavia è possibile avere un buon software per la fatturazione elettronica a un prezzo di circa 4-8 euro al mese più IVA.
