Fatturazione Elettronica

PEC nella fattura elettronica, a cosa serve?

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La Fatturazione Elettronica, di cui vi abbiamo spiegato il funzionamento in questo articolo, è ormai divenuta obbligatoria per le aziende italiane, inclusi i professionisti con partita IVA, a partire dal 1° gennaio di quest’anno. In questo contesto, la Posta Elettronica Certificata (PEC) riveste un ruolo chiave per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Ma come funziona esattamente la PEC nella Fatturazione Elettronica? E qual è la sua relazione con il codice destinatario? Scopriamolo insieme in questo articolo.

La PEC come Strumento per l’Invio e la Ricezione delle Fatture Elettroniche

La PEC è un servizio di posta elettronica certificata che garantisce la validità legale delle comunicazioni inviate tramite questo canale. Nella Fatturazione Elettronica, la PEC può essere utilizzata sia per l’invio che per la ricezione delle fatture elettroniche. Questo significa che sia i fornitori che i clienti possono inviare le loro fatture tramite PEC e riceverle nello stesso modo.

L’uso della PEC per l’invio delle fatture elettroniche offre diversi vantaggi. Innanzitutto, assicura la certezza giuridica dell’invio e della ricezione delle fatture, poiché ogni comunicazione inviata tramite PEC viene dotata di una firma digitale che ne attesta l’integrità e l’autenticità. Inoltre, la PEC offre una tracciabilità delle comunicazioni, consentendo di avere una prova dell’invio e della ricezione delle fatture.

Il Codice Destinatario o la PEC: Cosa Scegliere?

Molti clienti e fornitori possono avere dubbi su quale metodo utilizzare per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche: il codice destinatario o la PEC? In realtà, entrambi i metodi sono validi e possono essere utilizzati a seconda delle esigenze e delle preferenze di ciascuna parte coinvolta.

Nel mondo della fatturazione elettronica in Italia, il codice destinatario e la PEC (Posta Elettronica Certificata) giocano ruoli fondamentali. Per comprendere meglio la scelta tra questi due metodi, è importante prima capire che cosa rappresentano e come funzionano.

Il codice destinatario, un codice univoco alfanumerico di 7 caratteri (6 per la Pubblica Amministrazione), permette al Sistema di Interscambio (SDI) di identificare la destinazione precisa di una fattura elettronica. Quando si invia una fattura attraverso questo sistema, il file XML della fattura viene inviato direttamente all’SDI. Qui, l’SDI agisce come un intermediario, assicurandosi che la fattura venga recapitata al destinatario corretto. Questo processo garantisce un trasferimento sicuro dei dati sensibili, ma richiede un’interazione con l’SDI, che potrebbe richiedere una maggiore comprensione tecnica e un livello più alto di sicurezza.

D’altra parte, la PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta un metodo alternativo, un po’ più diretto. La PEC funziona in modo simile all’email ordinaria, con la differenza che fornisce una prova legale della trasmissione e della ricezione dei messaggi. In pratica, la fattura in formato XML viene allegata a un messaggio di posta PEC e inviata direttamente all’indirizzo PEC del destinatario. Questo metodo, quindi, non richiede l’interazione con l’SDI, il che lo rende più semplice da utilizzare per alcune persone. Tuttavia, richiede che sia il mittente che il destinatario abbiano un indirizzo PEC.

La scelta tra codice destinatario e PEC dipende da vari fattori, tra cui le preferenze personali, il livello di comfort tecnologico, le necessità specifiche dell’azienda e la disponibilità di risorse per la gestione dei dati. In molti casi, le aziende optano per l’uso combinato di entrambi i metodi, offrendo ai propri clienti e fornitori una scelta basata sulle proprie esigenze e preferenze.

Infine, entrambi i metodi sono riconosciuti e accettati per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche in Italia, quindi la scelta tra l’uno o l’altro non dovrebbe influire sulla validità legale o sulla ricevibilità della fattura. L’importante è essere consapevoli delle caratteristiche e dei vantaggi di ciascun metodo, in modo da poter prendere una decisione informata su quale sia più adatto alle proprie esigenze.

Caratteristica Codice Destinatario PEC 
Funzione Inviare fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SDI) Inviare fatture elettroniche direttamente al destinatario 
Sicurezza Elevata sicurezza garantita dall’SDI Elevata sicurezza garantita dalla firma digitale e dalla crittografia 
Tracciabilità La consegna è tracciabile tramite l’SDI La consegna è tracciabile tramite ricevute di consegna PEC 
Complessità Richiede una maggiore comprensione tecnica e un livello più alto di sicurezza Più semplice da utilizzare, non richiede interazione con l’SDI 
Costo Gratuito Richiede un abbonamento a un servizio PEC 
Necessità di terze parti Richiede l’interazione con l’SDI Non richiede interazione con terze parti 
Destinatari Adatto a fatture verso la Pubblica Amministrazione e altri soggetti obbligati Adatto a qualsiasi tipo di destinatario 

FAQ sulla PEC nella Fatturazione Elettronica 

1. Cos’è la PEC e come funziona nella fatturazione elettronica? 

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un servizio di posta elettronica che garantisce la validità legale delle comunicazioni inviate tramite questo canale. Nella fatturazione elettronica, la PEC può essere utilizzata sia per l’invio che per la ricezione delle fatture elettroniche. Questo significa che sia i fornitori che i clienti possono inviare le loro fatture tramite PEC e riceverle nello stesso modo. 
L’utilizzo della PEC per l’invio delle fatture elettroniche offre diversi vantaggi: 
Certezza giuridica: Ogni comunicazione inviata tramite PEC viene dotata di una firma digitale che ne attesta l’integrità e l’autenticità. 
Tracciabilità: Consente di avere una prova dell’invio e della ricezione delle fatture. 

2. Codice destinatario o PEC: cosa scegliere? 

La scelta tra codice destinatario e PEC dipende da vari fattori, tra cui: 
Preferenze personali: Alcune persone potrebbero preferire la semplicità della PEC, mentre altre potrebbero sentirsi più sicure con il codice destinatario e l’interazione con l’SDI. 
Livello di comfort tecnologico: Il codice destinatario potrebbe richiedere una maggiore comprensione tecnica, mentre la PEC è generalmente più semplice da utilizzare. 
Necessità aziendali: Alcune aziende potrebbero avere la necessità di inviare fatture a un elevato numero di destinatari, per cui il codice destinatario potrebbe essere più efficiente. 
Disponibilità di risorse: La PEC richiede un abbonamento a un servizio, mentre il codice destinatario è gratuito. 
In molti casi, le aziende optano per l’uso combinato di entrambi i metodi, offrendo ai propri clienti e fornitori una scelta basata sulle proprie esigenze e preferenze. 

3. La PEC è obbligatoria per la fatturazione elettronica? 

No, la PEC non è obbligatoria per la fatturazione elettronica. È possibile inviare fatture elettroniche anche tramite il codice destinatario. Tuttavia, l’utilizzo della PEC offre diversi vantaggi in termini di sicurezza, tracciabilità e semplicità d’uso, per cui è consigliata nella maggior parte dei casi. 

4. Quanto costa la PEC? 

Il costo della PEC varia a seconda del provider e del piano tariffario scelto. In generale, il costo parte da pochi euro all’anno per una casella PEC base. 

5. Come si attiva una PEC? 

L’attivazione di una PEC è un processo semplice che può essere effettuato online sul sito web del provider scelto. È necessario fornire alcuni dati personali e un documento d’identità valido, e scegliere una password sicura. 

6. Come posso inviare una fattura elettronica tramite PEC? 

Per inviare una fattura elettronica tramite PEC, è necessario: 
Avere una casella PEC attiva. 
Disporre del file XML della fattura elettronica. 
Allegare il file XML della fattura elettronica a un messaggio di posta PEC. 
Indicare nell’oggetto del messaggio il numero e la data della fattura. 
Inviare il messaggio PEC all’indirizzo PEC del destinatario. 

7. Come posso ricevere una fattura elettronica tramite PEC? 

Per ricevere una fattura elettronica tramite PEC, è necessario: 
Avere una casella PEC attiva. 
Configurare la propria casella PEC per ricevere allegati di grandi dimensioni. 
Aprire il messaggio PEC contenente la fattura elettronica. 
Salvare il file XML della fattura elettronica sul proprio computer. 
Importare il file XML della fattura elettronica nel proprio software di fatturazione elettronica.