La firma elettronica dei verbali: come funziona e perché è importante

Di recente è stata introdotta la riforma sulla mediazione telematica, un nuovo insieme di norme che disciplinano l’incontro tra le parti e la firma digitale dei documenti a distanza. La legge n. 197 del 29 dicembre 2022, infatti, ha lo scopo di digitalizzare le attività degli uffici giudiziari tramite l’aggiornamento delle infrastrutture e dei processi interni, in linea con le previsioni del PNRR per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione, promuovendo la migrazione sul cloud delle attività dei pubblici uffici e creando un’infrastruttura nazionale completamente digitalizzata. In questa proposta di legge ha trovato spazio anche la firma elettronica sui verbali: vediamo quando è valida, cosa devono fare le parti coinvolte e in quali situazioni non ha validità.

Firmare un verbale digitalmente: cosa cambia

L’obiettivo dell’utilizzo della firma elettronica su documenti quali i verbali è di rendere più efficienti le procedure del sistema giudiziario, attraverso la digitalizzazione delle pratiche richieste per la produzione dei documenti. In particolare, l’entrata in vigore della normativa relativa alla gestione dei procedimenti di mediazione ha introdotto proprio l’uso di strumenti digitali per la firma elettronica dei documenti. Questo è parte della più ampia strategia digitale del governo per raggiungere gli obiettivi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).

I principali fornitori di servizi di firma digitale ed elettronica, infatti, hanno sottolineato l’importanza della digitalizzazione del sistema giudiziario per la modernizzazione del Paese, evidenziando l’importanza dei fondi messi a disposizione dal PNRR per l’informatizzazione delle pratiche burocratiche, così da ridurre i tempi della giustizia. La digitalizzazione del sistema giudiziario, infatti, è un obiettivo fondamentale per la modernizzazione del Paese, dato che attraverso l’utilizzo di soluzioni informatiche avanzate come la PEC e la firma digitale, i tribunali possono accelerare la gestione delle pratiche burocratiche e rendere la protezione cibernetica una priorità.

Come funziona la firma dei verbali in modo digitale

Come funziona la firma elettronica sui verbali? Al termine della mediazione, il mediatore dovrà produrre un documento in formato elettronico contenente il verbale e, se presente, l’accordo tra le parti, che dovrà essere sottoscritto mediante una firma digitale. La nuova regolamentazione della mediazione telematica consente a ciascuna parte di richiedere e utilizzare modalità di partecipazione da remoto, ma il procedimento non cambia: al termine della mediazione, il mediatore invierà alle parti il documento che dovrà essere sottoscritto mediante la firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata, e successivamente inviato nuovamente al mediatore, che lo invierà alle diverse parti (gli avvocati e la segreteria dell’organismo). I documenti sottoscritti con modalità telematiche dovranno, inoltre, essere conservati ed esibiti rispettando gli obblighi previsti dall’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Quando la firma elettronica sui verbali non ha validità?

La questione che sorge parlando di firma elettronica su un verbale è: se una parte presente alla procedura non firma il verbale utilizzando la firma elettronica qualificata, il verbale si può ritenere in ogni caso valido? È possibile mettere in dubbio la presenza della parte? La prima cosa da sottolineare è che se una delle parti decide di partecipare alla procedura in modo telematico, allora tutte le parti devono sottoscrivere il verbale tramite firma elettronica qualificata.

Considerando il caso della mediazione ibrida, in cui una parte è presente fisicamente e l’altra è presente in remoto, potrebbero insorgere dei problemi circa la valenza del verbale nel momento in cui la parte convocata che decide di partecipare telematicamente (mentre l’altra parte si presenta fisicamente all’organismo), non dovesse riuscire a firmare il documento perché non in possesso della firma digitale.

Inoltre, è possibile equiparare l’ipotesi in cui una parte non ha la firma elettronica qualificata al caso in cui la parte non è in grado di sottoscrivere il documento per mancanza di firma elettronica? In questo caso si potrebbero redigere diversi verbali:

• verbale negativo di mancata conciliazione: nel caso in cui ci fosse un fallimento della mediazione, il mediatore dà atto del fallimento, dichiara la presenza della parte e della sua impossibilità a sottoscrivere il verbale perché non può firmare tramite firma elettronica.
• verbale di conciliazione telematico: considerando che le parti hanno raggiunto un accordo assumendo impegni contrattuali, sarebbe sempre opportuno tenere conto di questo accordo, ma decidere di tenere l’incontro di persona così da ottenere la firma delle due parti.
• verbale di superamento del primo incontro informativo: dati gli obblighi economici assunti dalle parti (ovvero il pagamento delle indennità di mediazione) sarebbe opportuna la firma qualificata o anche la firma elettronica avanzata per confermare almeno l’avvenuto primo incontro.

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