Fatturazione elettronica verso un cliente estero: normativa, compilazione e obblighi

La fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, ha permesso di fare un importante passo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi, facendo risparmiare le aziende sui costi della carta e permettendo una maggiore organizzazione interna in fatto di archiviazione dei documenti, oltre ad automatizzare e a snellire i processi e ad aumentare la produttività dei dipendenti. 

E se la gestione della fatturazione elettronica tra soggetti residenti in Italia è ormai un processo consolidato, per le operazioni con clienti esteri restano obblighi specifici: dalla trasmissione tramite Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, alla corretta applicazione dell’IVA, fino alla conservazione digitale dei documenti. 

In questo approfondimento vediamo come emettere correttamente una fattura elettronica estero, con o senza IVA, evitando errori e rispettando le regole in vigore. 

Emissione della fattura elettronica a un cliente estero: normativa e procedure 

Dal 1° luglio 2022, con l’abolizione dell’Esterometro, i dati relativi alla prestazione di beni e servizi da o per soggetti esteri devono essere inviati attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.  

Una volta creata la fattura elettronica per il cliente estero, bisognerà inviare a quest’ultimo una copia della fattura, che potrà essere cartacea o in PDF. Attenzione: per le operazioni intracomunitarie si applica il principio del reverse charge, ovvero l’integrazione con l’IVA da parte del cliente nel Paese di destinazione. 

Come compilare una fattura elettronica estero: con e senza IVA 

È fondamentale compilare correttamente e in tutte le sue parti ogni fattura elettronica per il cliente estero, inserendo le informazioni relative al committente, al cliente e prestando attenzione ai codici e ai dati identificativi. Errori nella compilazione possono comportare sanzioni fiscali o la necessità di emettere documenti sostitutivi. 

Scopri nei prossimi paragrafi come si fa una fattura per un cliente estero con o senza Partita IVA. 

Fatturazione elettronica per un cliente estero con Partita IVA 

L’aspetto fondamentale per la corretta compilazione di una fattura elettronica per un cliente estero che dispone di Partita IVA è quello di essere in possesso dei dati del cliente, ovvero del codice IVA del destinatario e dell’indirizzo e-mail.  

In seguito, andranno inseriti questi dati: 

• Codice destinatario: il codice SDI, composto da lettere e numeri che vanno a identificare l’intermediario impiegato per la fatturazione elettronica. Trattandosi di un codice riservato agli operatori italiani, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che, in caso di fatture in UE e in Paesi extra-UE, il codice da inserire sarà sempre una sequenza di 7 X (XXXXXXX). 

• ID Paese: due lettere che vanno a stabilire la nazionalità del soggetto a cui si emette la fattura. Corrispondono alle prime due lettere del codice IVA. 

• Partita IVA: per un cliente estero con IVA UE, bisognerà inserire il codice IVA comunitario, fornito dal cliente. Per un cliente estero extra-UE il dato da inserire nel campo Partita IVA (IdCodice) sarà il suo identificativo fiscale estero. Solo qualora non si disponga di tale identificativo, si utilizzerà il codice convenzionale OO99999999999 (due volte la lettera “O” seguita dal numero 9 per 11 volte). 

• Invio della fattura: può avvenire tramite posta elettronica, allegando la fattura anche in formato PDF, o tramite raccomandata estera, in caso di fattura cartacea. È importante sapere come inviare correttamente la fattura elettronica per evitare di incorrere in sanzioni. 

I Codici Natura (N) essenziali 

Un elemento fondamentale per la correttezza fiscale delle fatture estere è anche la valorizzazione del campo “Natura operazione”, necessario quando l’aliquota IVA è pari a zero. Tra i codici più utilizzati per l’estero troviamo: 

• N3.1: non imponibili – esportazioni. 

• N3.2: non imponibili – cessioni intracomunitarie. 

• N2.1: non soggette ad IVA ai sensi degli artt. da 7 a 7-septies del DPR 633/72. 

Fatturazione elettronica per un cliente estero senza Partita IVA 

Un discorso a parte va fatto, invece, per l’emissione della fattura elettronica a un cliente estero che non è in possesso di Partita IVA.  

Bisognerà distinguere tra: 

• Soggetti privati esteri: il codice destinatario deve essere sempre valorizzato con sette X (XXXXXXX), mentre nel campo Partita IVA (IdCodice) andrà inserito l’identificativo fiscale estero (o il codice OO99999999999 se extra-UE in mancanza di esso), o lasciato vuoto compilando solo il codice fiscale se fornito. 

• Soggetti esteri in possesso di un codice fiscale italiano: il parametro da considerare non è il codice fiscale, ma la residenza del cliente.  

• Ad esempio: se il cliente dovesse essere residente a San Marino, per la fatturazione elettronica si applicheranno le stesse regole di quella estera. Tutto questo con un’importante eccezione: il Codice Destinatario da utilizzare non è XXXXXXX, ma il codice specifico 2R4GTO8, in modo che la fattura venga recapitata all’hub sammarinese. 

Differenze tra fatturazione elettronica UE ed extra-UE 

Quando si emette una fattura elettronica verso un cliente estero, gli obblighi possono cambiare a seconda che il destinatario si trovi in un Paese dell’Unione Europea o in un Paese extra-UE.  

Scopri le principali differenze: 

Ambito	Obblighi	IVA	Codice destinatario	Invio copia al cliente
Cliente UE con Partita IVA	Trasmissione allo SDI	Reverse charge: IVA integrata dal cliente nel Paese di destinazione	XXXXXXX	Copia PDF o cartacea al cliente
Cliente UE senza Partita IVA (privato)	Trasmissione allo SDI	IVA italiana applicata	XXXXXXX	Copia PDF o cartacea al cliente
Cliente extra-UE con Partita IVA	Trasmissione allo SDI	Operazione non imponibile IVA (art. 8 DPR 633/72)	XXXXXXX	Copia PDF o cartacea al cliente
Cliente extra-UE senza Partita IVA (privato)	Trasmissione allo SDI	Non imponibile (art. 8) se il bene esce dall’UE. IVA italiana se il bene resta nell’UE o per specifici servizi rilevanti in Italia	XXXXXXX	Copia PDF o cartacea al cliente

Esempi pratici di compilazione  

Di seguito alcuni esempi concreti di emissione della fattura elettronica a clienti esteri, con le principali differenze operative: 

Scenario	Dati principali	Gestione IVA	Codice destinatario	Note operative
Azienda italiana > Cliente con Partita IVA in Germania (UE)	Cliente con codice IVA DE	Reverse charge: IVA integrata dal cliente tedesco	XXXXXXX	La fattura elettronica viene trasmessa allo SDI. È necessario inviare copia PDF o cartacea al cliente in quanto lo SdI non inoltra il documento in Germania.
Azienda italiana > Cliente privato in Francia (UE)	Cliente senza Partita IVA	IVA italiana applicata	XXXXXXX	La fattura va inviata tramite SDI. Al cliente si consegna copia PDF o cartacea.
Azienda italiana > Cliente con Partita IVA negli Stati Uniti (extra-UE)	Cliente con codice fiscale estero	Operazione non imponibile IVA (art. 8 DPR 633/72)	XXXXXXX	La fattura elettronica va inviata tramite SDI. È necessario inviare anche copia PDF al cliente. (Nel campo P.IVA andrà inserito l’ID fiscale estero o OO99999999999)
Freelance italiano > Cliente privato negli Stati Uniti (extra-UE)	Cliente senza Partita IVA	Non imponibile (se esportazione beni). IVA italiana (se prestazioni soggette territorialmente)	XXXXXXX	La fattura elettronica va comunque trasmessa tramite SDI e al cliente si fornisce copia PDF.

Casi particolari di fatturazione elettronica verso l’estero 

Oltre alla fatturazione elettronica ordinaria, esistono casi particolari che richiedono adempimenti specifici da rispettare.   

Operazioni intracomunitarie  

Le operazioni intracomunitarie sono quelle che avvengono tra due soggetti IVA stabiliti in stati membri dell’Unione Europea.  

  

In questo caso, non si applica l’IVA italiana, ma l’IVA del Paese di destinazione, secondo il principio del reverse charge. 

La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML e trasmessa al sistema di interscambio (SDI) italiano. Si rende poi necessario inviare la fattura in formato PDF o cartaceo al cliente.  

Cessioni di beni all’esportazione  

Le cessioni di beni all’esportazione sono quelle che avvengono verso soggetti non residenti in Unione Europea. In questo caso l’aliquota IVA è pari a zero (operazione non imponibile). 

La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML e trasmessa al SDI italiano, senza obbligo di invio al sistema di interscambio del Paese di destinazione. 

Altri casi particolari  

Oltre alle operazioni intracomunitarie e alle esportazioni, esistono ulteriori casistiche di fatturazione elettronica estero che richiedono attenzione. 

Tipo di operazione	Gestione IVA	Codice destinatario	Note operative
Prestazioni di servizi a soggetti non residenti	Generalmente non imponibili IVA. Fuori campo IVA per territorialità (art. 7-ter DPR 633/72) per clienti B2B; per i privati extra-UE (B2C) la disciplina varia in base al servizio	XXXXXXX	Va sempre trasmessa tramite SDI; copia PDF al cliente estero
Cessioni di beni a soggetti extracomunitari con esenzione IVA	Operazioni non imponibili IVA (art. 8 DPR 633/72)	XXXXXXX	Necessario conservare la documentazione doganale a supporto
Operazioni soggette a reverse charge	IVA assolta dal cliente nel Paese di destinazione	XXXXXXX	Attenzione alla corretta compilazione dei campi IVA e natura operazione

In tutti questi casi è fondamentale verificare la normativa di riferimento e, se necessario, confrontarsi con un consulente fiscale, per evitare errori di compilazione o contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. 

Il ciclo passivo: documenti TD17, TD18 e TD19 

Quando si riceve una fattura da un fornitore estero, l’operatore italiano è tenuto a integrare l’IVA emettendo un documento elettronico da inviare allo SdI. I codici da utilizzare per queste “autofatture” sono: 

• TD17: integrazione/autofattura per acquisto di servizi dall’estero. 

• TD18: integrazione per acquisto di beni intracomunitari. 

• TD19: integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17 comma 2 DPR 633/72. 

Conservazione delle fatture elettroniche estere 

Le fatture elettroniche e quelle cartacee devono essere conservate per 10 anni, sia da chi le emette che da chi le riceve e i metodi di conservazione sono due: 

• Digitalmente e in proprio. 

• Tramite un soggetto terzo, utilizzando per esempio un software per la gestione della fatturazione elettronica come Kubik, che consente, inoltre, di gestire l’intero flusso, dal preventivo all’emissione della fattura. 

Secondo la normativa vigente, è possibile conservare le fatture anche presso server e sistemi cloud situati all’interno dell’Unione Europea, a condizione che ne vengano garantite l’integrità, l’immodificabilità e la tempestiva accessibilità in caso di controlli. 

Resta inoltre l’obbligo di comunicare il luogo di conservazione (fisico o digitale) nella dichiarazione di inizio attività e di aggiornarlo in caso di variazioni. 

Sanzioni per errori nella fatturazione elettronica estero 

La corretta compilazione e trasmissione della fattura elettronica estero è fondamentale: errori o omissioni possono comportare conseguenze fiscali rilevanti. 

Errori più frequenti 

• Inserimento errato dei codici (es. inserire OO99999999999 nel campo del Codice Destinatario anziché nel campo Partita IVA). 

• Errata applicazione o mancata applicazione dell’IVA (reverse charge o operazioni non imponibili). 

• Dati anagrafici o identificativi del cliente incompleti o sbagliati. 

• Omessa o tardiva trasmissione allo SDI. 

Sanzioni previste 

Secondo quanto stabilito dal D.Lgs. 471/1997, con le recenti modifiche introdotte dalla Riforma delle Sanzioni (D.Lgs. 87/2024, in vigore dal 1° settembre 2024): 

Violazione	Sanzione	Note
Omessa/tardiva emissione della fattura elettronica	Dal 70% al 140% dell’imposta non applicata	Se l’operazione non comporta IVA → sanzione fissa da 250 a 2.000 €
Errori formali (es. dati incompleti) senza impatto sull’imposta	Sanzione da 250 a 2.000 €	Non comportano rideterminazione dell’IVA
Ritardata trasmissione allo SDI (entro 15 giorni)	Sanzione ridotta	Applicabile se l’IVA è correttamente liquidata

Rimedi possibili 

• Nota di credito per stornare la fattura errata. 

• Fattura sostitutiva con dati corretti. 

• In alcuni casi, è possibile beneficiare del ravvedimento operoso, riducendo la sanzione se l’errore viene regolarizzato spontaneamente e tempestivamente. 

Novità europee: ViDA (VAT in the Digital Age) 

La fatturazione elettronica non riguarda solo l’Italia, ma rientra in un più ampio progetto europeo. Negli ultimi anni, la Commissione UE ha avviato l’iniziativa ViDA – VAT in the Digital Age, che introduce novità strutturali per l’IVA e la digitalizzazione dei processi fiscali. 

Cosa prevede ViDA 

• Adozione graduale e progressiva, prevista tra il 2028 e il 2030 (secondo l’accordo Ecofin 2024), dell’estensione obbligatoria della fatturazione elettronica B2B in tutta l’Unione Europea. 

• Introduzione di un formato standard europeo per uniformare le fatture elettroniche tra Stati membri. 

• Comunicazione quasi in tempo reale delle operazioni intracomunitarie, con l’obiettivo di contrastare l’evasione IVA. 

• Riduzione degli adempimenti nazionali e maggiore interoperabilità tra i sistemi fiscali dei diversi Paesi. 

Cosa cambia per le imprese italiane 

• L’Italia, avendo già adottato la fatturazione elettronica obbligatoria, si trova in vantaggio rispetto ad altri Paesi UE. 

• Le aziende dovranno però adeguarsi ai futuri standard tecnici comuni e alle nuove regole di rendicontazione europea. 

• Nel medio periodo, questo porterà a una semplificazione degli adempimenti e a una riduzione delle comunicazioni ridondanti (es. modelli riepilogativi). 

Domande frequenti