Costo della fatturazione elettronica: voci, tariffe e aspetti da considerare

Primo piano della mano di un imprenditore che analizza la fattura con lente d'ingrandimento mentre, con l'altra mano, digita effettua il calcolo delle spese della fattura elettronica con una calcolatrice

La fatturazione elettronica è il sistema di emissione delle fatture obbligatorio già da qualche anno (dal 2014 per la Pubblica Amministrazione e dal 2019 per le imprese e i professionisti che cedono beni e servizi in Italia). Per legge, la fatturazione elettronica deve essere utilizzata da ditte individuali, liberi professionisti, aziende, Partite IVA e dai professionisti che operano in regime forfettario (ovvero da coloro che hanno un reddito annuo che non supera i 65.000 euro, con tassazione agevolata al 15%), ma anche dai “soggetti passivi”, come le associazioni sportive dilettantistiche.

Quanto costa la fatturazione elettronica?

Il costo della fatturazione elettronica dipende dal servizio che si sceglie di utilizzare. In generale, ci sono diverse opzioni disponibili, che vanno da servizi gratuiti a quelli a pagamento.

Per agevolare l’emissione delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate dà la possibilità a tutti i soggetti interessati di utilizzare gratuitamente il portale “Fatture e Corrispettivi”, nel quale è possibile utilizzare una serie di servizi gratuiti per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche. Un altro elemento cruciale per la fatturazione elettronica è il Sistema di Interscambio, un sistema informatico di proprietà dell’Agenzia delle Entrate che controlla e verifica la correttezza, l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche.

Lo strumento messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate da una parte abbatte i costi legati alla fatturazione elettronica, ma dall’altra alza il rischio di commettere errori nella compilazione e nell’invio delle fatture, dato che si tratta di uno strumento molto basico che dovrebbe essere utilizzato da chi ha già delle conoscenze in materia fiscale o dimestichezza con il complesso mondo della contabilità. Un aspetto che aumenta il rischio per il professionista o per l’azienda di incorrere in sanzioni (che possono essere anche molto alte).

Le alternative a questo strumento gratuito sono sostanzialmente tre: affidarsi ad un commercialista, ad un intermediario o utilizzare un software per la gestione della fatturazione elettronica, strumento sempre più scelto in quanto offre funzionalità avanzate, come la gestione delle fatture ricevute, l’integrazione con i sistemi di contabilità e la possibilità di inviare le fatture ai clienti all’estero. Il costo di questi servizi dipende dalle funzionalità offerte e dal volume di fatture emesse: in generale, i prezzi possono variare da pochi euro al mese per le piccole imprese a centinaia di euro al mese per le grandi aziende.

Scopriamo insieme i costi, le tariffe, le voci di spesa e quale soluzione è più conveniente per emettere le fatture elettroniche.

Giovane donna lavora al pc per calcolare il costo della fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: costi e voci di spesa da considerare

Sono diverse le voci che bisogna considerare per avere una panoramica circa il costo totale della fatturazione elettronica che dovrà sostenere un’azienda o un privato:

  • Il costo di attivazione del servizio che si sceglie di utilizzare o, in alternativa, la parcella da pagare al commercialista o all’intermediario
  • La quantità di fatture emesse (il costo riguarda solitamente la singola fattura o gruppi di fatture)
  • Il certificato della firma digitale, necessaria per provare l’autenticità della fattura
  • Il costo per l’invio delle fatture elettroniche
  • Il costo per la conservazione delle fatture, che per legge è di dieci anni.

Quanto costa la fatturazione elettronica gestita da un commercialista

Se gestita da un commercialista, la fatturazione elettronica avrà sicuramente un costo maggiore: basti pensare che ciascuna fattura emessa tramite software dedicati ha solitamente un costo di 1-2 euro, mentre, se emessa dal commercialista, il prezzo può arrivare anche a 5 euro per fattura.

Il costo totale della fatturazione elettronica è difficile da definire con certezza e molto dipende dal volume delle fatture e della dimensione della propria attività: se parliamo di PMI il costo legato alla gestione della fatturazione elettronica tramite commercialista potrebbe ammontare a qualche centinaio di euro, mentre invece nel caso di grandi aziende si arriverebbe addirittura a qualche migliaio di euro al mese.

Fatturazione elettronica: i costi da sostenere se gestita da un intermediario

Oltre al commercialista, le imprese potrebbero decidere di affidare l’intera gestione contabile e finanziaria dell’attività ad un intermediario, che si occuperebbe di tutti gli aspetti e, ovviamente, anche dell’emissione delle fatture elettroniche. Anche in questo caso il costo potrebbe essere alto e dipenderebbe, come nel caso della gestione della fatturazione da parte del commercialista, dal volume delle fatture emesse.

Gestire la fatturazione elettronica tramite software in cloud

Oltre al servizio messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate, sono diversi i software che permettono di gestire la fatturazione della propria attività in maniera semplice e a costi contenuti. Software come Kubik, per esempio, permettono al professionista di gestire l’intero flusso, dal preventivo alla fattura, in totale autonomia e con estrema semplicità.

Dettaglio della dashboard di Kubik che mostra il grafico preventivi-ordini-entrate e uscite

In questa sezione è possibile tenere sotto controllo le scadenze, suddivise per fatture da incassare e fatture scadute.

Perché scegliere un software gestionale in cloud? Perché sono strumenti facili da utilizzare e offrono funzionalità avanzate, come la possibilità di integrare altri strumenti di gestione delle attività commerciali, che possono rendere più efficiente l’intero processo di fatturazione. Inoltre, i software in cloud di fatturazione elettronica offrono una maggiore flessibilità, accessibilità e sicurezza dei dati, il che li rende una scelta sempre più popolare, tanto per i professionisti quanto per le PMI.

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