Fatturazione elettronica verso un cliente estero: normativa, compilazione e obblighi

Primo piano di un uomo d'affari che lavora sul computer portatile mentre controlla una fattura cartacea

La fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, ha permesso di fare un importante passo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi, facendo risparmiare le aziende sui costi della carta e permettendo una maggiore organizzazione interna in fatto di archiviazione dei documenti, oltre ad automatizzare e a snellire i processi e ad aumentare la produttività dei dipendenti.

E se la gestione della fatturazione elettronica tra soggetti residenti in Italia è ormai cosa nota, quella della fatturazione elettronica per un cliente residente all’estero porta con sé obblighi e aspetti importanti che bisogna conoscere e rispettare, dalla compilazione della fattura alla corretta conservazione. Vediamo quindi come emettere una fattura per un cliente estero, con o senza IVA e tutto quello che c’è da sapere per evitare di fare errori.

Emissione della fattura per un cliente estero: cosa dice la normativa e gli step da seguire

Dal 1° luglio 2022, con l’abolizione dell’Esterometro, i dati relativi alla prestazione di beni e servizi da o per soggetti esteri devono obbligatoriamente essere inviati attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Per evitare di fare errori e di incorrere in sanzioni il consiglio è quello di utilizzare un software per la fatturazione elettronica, che permette di gestire questo importante aspetto in maniera semplice e sicura.

Una volta creata la fattura elettronica per il cliente estero, bisognerà inviare a quest’ultimo una copia della fattura, che potrà essere cartacea o in PDF. Attenzione: per le fatture ricevute da clienti esteri, ma facenti parte di un Paese UE, si applica il principio del reverse change esterno, ovvero dell’integrazione con l’IVA della fattura estera ricevuta.

Come si compila una fattura elettronica per un cliente estero con e senza IVA

È fondamentale compilare correttamente e in tutte le sue parti ogni fattura elettronica per il cliente estero, inserendo le informazioni relative al committente, al cliente e prestando attenzione ai codici e ai dati identificativi.

Vista dall'alto di una scrivania di commercialisti con pc e calcolatrici, mentre lavorano alla fatturazione elettronica verso un cliente estero

Ecco come si fa una fattura per un cliente estero con o senza Partita IVA.

La fatturazione elettronica per un cliente estero con Partita IVA

Il primo aspetto fondamentale per la corretta compilazione di una fattura elettronica per un cliente estero che dispone di Partita IVA è quello di essere in possesso dei dati del cliente, ovvero del codice IVA del destinatario e dell’indirizzo e-mail. Dopodiché andranno inseriti questi dati:

  • Codice destinatario: ovvero il codice SDI, composto da lettere e numeri che vanno a identificare l’intermediario impiegato per la fatturazione elettronica. In quanto si tratta di un codice presente solo per gli operatori italiani, una circolare dell’Agenzia delle Entrate ha stabilito che, in caso di fatture in UE e in Paesi extra-UE, il codice da inserire sarà una sequenza di 7 X (XXXXXXX).
  • ID Paese: si tratta di due lettere, che vanno a stabilire la nazionalità del soggetto a cui si emette la fattura. È molto semplice identificare l’ID Paese: sono le prime due lettere del codice IVA.
  • Partita IVA: in caso di un cliente estero con IVA UE, bisognerà inserire il codice IVA comunitario, fornito dal cliente. In caso di cliente estero extra-UE il codice sarà OO99999999999 (due volte la lettera “O” seguita dal numero 9 per 11 volte).
  • Cap della località: dato che non tutte le nazioni hanno un Cap, nel caso di emissione di fattura per un cliente estero bisognerà inserire 5 zeri consecutivi (00000).
  • Invio della fattura: può avvenire tramite posta elettronica, allegando la fattura anche in formato PDF, o tramite raccomandata estera, in caso di fattura cartacea. È importante sapere come inviare correttamente la fattura elettronica per evitare di incorrere in sanzioni.

La fatturazione elettronica per un cliente estero senza Partita IVA

Discorso a parte per l’emissione della fattura elettronica per un cliente estero che non è in possesso di Partita IVA: in questo caso, bisognerà distinguere tra soggetti privati esteri e soggetti esteri in possesso di un codice fiscale italiano. Per l’emissione della fattura elettronica ai soggetti privati esteri bisognerà fare attenzione al codice destinatario (sette volte 0 à 0000000) e al codice IVA, che è il codice fiscale del soggetto. Nel secondo caso, invece, il parametro da considerare non è il codice fiscale, ma la residenza del cliente: quindi, se il cliente dovesse essere residente a San Marino, per esempio, per la fatturazione elettronica si applicheranno le stesse regole di quella estera, anche se il cliente ha codice fiscale italiano.

Come conservare correttamente le fatture elettroniche dei clienti esteri

Le fatture elettroniche e quelle cartacee devono essere conservate per 10 anni, sia da chi le emette che da chi le riceve e i metodi di conservazione sono due:

  • digitalmente e in proprio
  • tramite un soggetto terzo, utilizzando per esempio un software per la gestione della fatturazione elettronica come Kubik, che consente, inoltre, di gestire l’intero flusso, dal preventivo all’emissione della fattura. Veloce, intuitivo, semplice.

Da ricordare è che il luogo (fisico o digitale) nel quale vengono conservate le fatture elettroniche dovrà risultare dalla dichiarazione di inizio attività e dovrà essere aggiornato in caso di modifica o spostamento.

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